Regulamin systemu biblioteczno-informacyjnego
w Akademii Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie

Dział I.

Organizacja i zasady funkcjonowania systemu biblioteczno-informacyjnego

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1

System biblioteczno-informacyjny Akademii Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie (dalej: „ASP”), którego podstawową jednostką jest Biblioteka Główna, funkcjonuje na podstawie powszechnie i wewnętrznie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności:

1. ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1571 z późn. zm.);
2. ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2393 z późn.zm.);
3. ustawę z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2025 poz. 24 z późn. zm.);
4. rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (Dz.U. 2008 r. Nr 205 poz. 1283);
5. Statutu Akademii Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie (tekst jednolity – załącznik do uchwały nr 28/2021 Senatu Akademii Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie z dnia 19 maja 2021 r. ze zm.).

§ 2

1. Regulamin systemu biblioteczno-informacyjnego określa:
   1. szczegółową organizację i zasady funkcjonowania systemu biblioteczno- informacyjnego;
   2. zasady korzystania ze zbiorów bibliotecznych, zwane dalej materiałami bibliotecznymi Biblioteki Głównej przez członków wspólnoty ASP i osoby spoza niej;
   3. dodatkowe zadania i formy działania Biblioteki Głównej.
2. Regulamin jest podstawowym wewnętrznym aktem normatywnym w Bibliotece Głównej.

§ 3

1. Biblioteka Główna jest ogólnouczelnianą jednostką o wyodrębnionych zadaniach naukowych, dydaktycznych i usługowych, pełniącą równocześnie funkcję ogólnie dostępnej biblioteki naukowej.
2. Podstawowymi zadaniami Biblioteki Głównej są: gromadzenie, opracowywanie, ewidencjonowanie i udostępnianie materiałów bibliotecznych oraz zasobów informacji naukowej, niezbędnych do realizacji procesu dydaktycznego i wsparcia prowadzonych badań artystycznych i naukowych.
3. Biblioteka Główna prowadzi działalność w zakresie informacji bibliotecznej, bibliograficznej i rzeczowej.
4. Biblioteka Główna może realizować zadania o charakterze edukacyjnym i naukowo- badawczym.
5. Pracownicy Biblioteki Głównej mogą uczestniczyć w inicjatywach podnoszących ich kwalifikacje zawodowe, w tym w szkoleniach, warsztatach i konferencjach naukowych.

Rozdział 2

Szczegółowe zadania Biblioteki Głównej

§ 4

1. Biblioteka Główna gromadzi, opracowuje i udostępnia materiały biblioteczne zakupione na potrzeby działalności dydaktycznej, realizacji prac artystycznych i naukowych oraz działalności kulturalnej ASP, otrzymane w ramach wymiany międzybibliotecznej, przydziałów wydawnictw ASP oraz darów instytucji i osób prywatnych.
2. Materiały biblioteczne otrzymywane przez Bibliotekę Główną w darze od instytucji i osób prywatnych podlegają wycenie i selekcji pod kątem przydatności i stanu zachowania.
3. Selekcję darów przeprowadza Komisja ds. wyceny daru, powołana przez dyrektora Biblioteki Głównej spośród jej pracowników.

§ 5

1. Biblioteka Główna prowadzi ewidencję wpływów i ubytków materiałów bibliotecznych oraz uzgadnia ją z jednostką organizacyjną ASP właściwą ds. finansowo-księgowych .
2. Skontrum przeprowadzane jest przez komisję skontrową w terminach i na zasadach określonych w obowiązujących przepisach.
3. Skład komisji skontrowej, zaproponowany przez dyrektora Biblioteki Głównej, zatwierdzany jest każdorazowo przez rektora ASP.

§ 6

Biblioteka Główna jest uprawniona do prowadzenia szkoleń i zajęć dla studentów, uczestników szkoły doktorskiej i pracowników ASP oraz praktyk dla studentów studiów bibliotekarskich i bibliotekarzy z innych bibliotek.

Dział II.

Zasady korzystania ze zbiorów Biblioteki Głównej

Rozdział 3

Przepisy ogólne

§ 7

1. Biblioteka Główna wypożycza materiały biblioteczne ze swoich zbiorów na zewnątrz lub udostępnia je na miejscu.
2. Korzystanie z materiałów bibliotecznych Biblioteki Głównej jest bezpłatne.

§ 8

1. Prawo do wypożyczania materiałów bibliotecznych na zewnątrz przysługuje osobom wymienionym w ust. 2, które zostały zapisane do Biblioteki Głównej, tj. posiadają zarejestrowane elektroniczne konto biblioteczne.
2. Prawo do zapisania się do Biblioteki Głównej mają studenci, uczestnicy szkoły doktorskiej i pracownicy ASP.
3. Udostępnienie materiałów bibliotecznych innym osobom niż wskazanym w ust. 2, następuje wyłącznie na miejscu w Czytelni.
4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do korzystania z usług Biblioteki Głównej, a szczególnie do zarejestrowania elektronicznego konta bibliotecznego. Treść klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych osobowych stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.
5. Osoba korzystająca z materiałów bibliotecznych Biblioteki Głównej, zwana dalej Użytkownikiem, obowiązana jest zapoznać się z niniejszym Regulaminem i przestrzegać jego postanowień.
6. Użytkownik posiadający zarejestrowane elektroniczne konto biblioteczne obowiązany jest zgłaszać pracownikom Biblioteki Głównej każdą zmianę swoich danych osobowych.

§ 9

1. Materiały biblioteczne Biblioteki Głównej mogą być wypożyczane innym bibliotekom ogólnokrajowej sieci bibliotecznej drogą wypożyczeń międzybibliotecznych.
2. Biblioteka Główna pośredniczy w udostępnianiu materiałów bibliotecznych wypożyczanych z innych bibliotek i instytucji, zarówno krajowych jak i zagranicznych, na zasadach określonych w Rozdziale 7.

§ 10

1. Materiały biblioteczne Biblioteki Głównej, jej urządzenia techniczne, sprzęt reprograficzny, komputerowy i pozostałe wyposażenie są własnością ASP.
2. Użytkownicy są zobowiązani do pełnego poszanowania materiałów bibliotecznych i wyposażenia Biblioteki Głównej oraz ponoszą prawną i finansową odpowiedzialność za wszelkie wyrządzone szkody.
3. Niedopuszczalne jest niszczenie wypożyczonych materiałów bibliotecznych przez podkreślenia, notowanie uwag, zaginanie kart, itp.
4. Usuwanie ewentualnych uszkodzeń we własnym zakresie jest niedozwolone.
5. Po otrzymaniu zamówionego materiału bibliotecznego Użytkownik winien niezwłocznie sprawdzić, czy nie zawiera on uszkodzeń, a w przypadku ich stwierdzenia, zgłosić ten fakt dyżurującemu pracownikowi Biblioteki Głównej, który dokona odpowiedniej adnotacji na rewersie. W przypadku niezgłoszenia zastrzeżenia, Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie zniszczenia, również te niezgłoszone przy wypożyczeniu.
6. W przypadku znacznego uszkodzenia lub zagubienia wypożyczonych materiałów bibliotecznych Użytkownik zobowiązany jest do odkupienia tożsamych materiałów bibliotecznych (ewentualnie – gdy jest to niemożliwe – innych materiałów bibliotecznych wskazanych przez pracownika Biblioteki Głównej). Wycena dokonywana jest przez pracownika Biblioteki Głównej na podstawie przeprowadzonej kwerendy.

§ 11

1. Każdy członek społeczności ASP jest zobligowany do rozliczenia się z wypożyczeń
   bibliotecznych:
   1) przed ukończeniem ostatniego semestru studiów (potwierdzenie w karcie
   obiegowej), a także przed ukończeniem kształcenia w szkole doktorskiej;
   2) niezwłocznie po otrzymaniu decyzji o skreśleniu z listy studentów, nie później
   niż utraty statusu studenta lub uczestnika szkoły doktorskiej;
   3) niezwłocznie po wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę.
2. Za stałe monitorowanie zwrotu wypożyczeń materiałów bibliotecznych odpowiada
   Biblioteka Główna

3. Informacja o zdarzeniach, o których mowa w ust. 1 jest przekazywana niezwłocznie dyrektorowi Biblioteki Głównej przez jednostki organizacyjne ASP odpowiedzialne odpowiednio za sprawy pracownicze, sprawy studenckie i sprawy szkoły doktorskiej.

Rozdział 4

Przepisy szczegółowe dla korzystających ze zbiorów Biblioteki Głównej

§ 12

1. Materiały biblioteczne można zamówić za pośrednictwem elektronicznego katalogu bibliotecznego.
2. W wyjątkowych przypadkach dopuszcza się złożenie zamówienia poprzez odręcznie wypełniony w Bibliotece Głównej formularz zamówienia (rewers).
3. Biblioteka Główna realizuje zamówienia w godzinach jej otwarcia.
4. W przypadku złożenia zamówienia poprzez elektroniczny katalog biblioteczny, użytkownik zostanie powiadomiony e-mailem o jego realizacji na adres e-mail podany podczas rejestracji elektronicznego konta bibliotecznego.
5. Jeśli Użytkownik nie zgłosi się w ciągu 7 dni po odbiór zamówionych materiałów bibliotecznych, zamówienie jest anulowane.

§ 13

1. Dowodem wypożyczenia materiałów bibliotecznych jest rewers. W przypadku realizacji zamówienia złożonego poprzez elektroniczny katalog biblioteczny rewers jest w postaci elektronicznej. W innym przypadku rewers jest wypełniany odręcznie przez Użytkownika dla każdego wypożyczanego materiału bibliotecznego oddzielnie.
2. Wypożyczenia odbywają się na podstawie legitymacji, którą trzeba okazać dyżurującemu pracownikowi Biblioteki Głównej. W przypadku studentów i uczestników szkoły doktorskiej jest to legitymacja studencka lub doktorancka. W przypadku innych Użytkowników – legitymacja pracownicza ASP z kodem kreskowym.

§ 14

1. Student i uczestnik szkoły doktorskiej może wypożyczyć materiały biblioteczne z wydzielonego księgozbioru (Wypożyczalnia), łączna ich liczba nie może przekraczać 3 na okres jednego miesiąca. W razie potrzeby, po upływie podstawowego okresu wypożyczenia, student i uczestnik szkoły doktorskiej może dokonać jednorazowej prolongaty terminu zwrotu na kolejny miesiąc.
2. Pracownik ASP może wypożyczyć materiały biblioteczne z całego księgozbioru magazynowego Biblioteki Głównej, przy czym ich łączna liczba nie może przekroczyć 30 na okres dwóch miesięcy. W razie potrzeby, po upływie podstawowego okresu wypożyczenia, pracownik może dokonać jednorazowej prolongaty terminu zwrotu na kolejny miesiąc.
3. Należy ściśle przestrzegać terminu zwrotu wypożyczonych materiałów bibliotecznych. W przypadku przekroczenia terminu zwrotu, Użytkownik zostaje pozbawiony prawa do kolejnych wypożyczeń aż do momentu rozliczenia się z zaległości.
4. O zbliżającym się terminie zwrotu materiałów bibliotecznych wypożyczonych poprzez elektroniczny katalog biblioteczny (widniejący na elektronicznym koncie bibliotecznym Użytkownika) Użytkownik zostanie powiadomiony e-mailem na adres e-mail podany podczas rejestracji elektronicznego konta bibliotecznego.
5. Potwierdzeniem zwrotu materiałów bibliotecznych jest adnotacja na elektronicznym koncie bibliotecznym Użytkownika lub wydanie Użytkownikowi rewersu tradycyjnego.

§ 15

1. Nie wypożycza się następujących materiałów bibliotecznych:
   1) rękopisów;
   2) dzieł graficznych;
   3) dzieł wydanych przed 1945 rokiem;
   4) dzieł rzadkich i szczególnie cennych;
   5) dzieł zniszczonych;
   6) dzieł zgromadzonych w księgozbiorze podręcznym Czytelni

1. Materiały biblioteczne, o których mowa w ust. 1, udostępniane są na miejscu w Czytelni.
2. Użytkownik może we własnym zakresie i na własny użytek dokonać na miejscu w Czytelni skanów lub zdjęć fragmentów materiałów bibliotecznych, o których mowa w ust. 1.
3. W szczególnych przypadkach, za zgodą dyrektora Biblioteki Głównej, materiały biblioteczne, o których mowa w ust. 1 pkt 3 i 6, mogą zostać wypożyczone z określeniem terminu zwrotu.

Rozdział 5

Przepisy szczegółowe dla korzystających ze zbiorów graficznych Biblioteki Głównej

§ 16

Zbiory graficzne Biblioteki Głównej, zwane dalej obiektami udostępniane są do celów naukowych i wystawienniczych.

§ 17

Prawo do korzystania z obiektów nabywa się po uzyskaniu zgody dyrektora Biblioteki Głównej, która wydawana jest na podstawie przedstawionej prośby uzasadniającej potrzebę z ich korzystania.

§ 18

Dyrektor Biblioteki Głównej może odmówić udostępnienia szczególnie cennych obiektów ze względu na ich stan zachowania lub wymogi bezpieczeństwa.

§ 19

Wybrane przez Użytkownika obiekty przygotowywane są do udostępnienia przez pracownika Biblioteki Głównej odpowiedzialnego za nie, w ustalonym z Użytkownikiem terminie.

§ 20

Wybrane przez Użytkownika obiekty udostępniane są w Czytelni w godzinach otwarcia Biblioteki Głównej.

§ 21

Użytkownicy zobowiązani są do szczególnie ostrożnego postepowania z udostępnionymi obiektami.

§ 22

W przypadku korzystania z cennych obiektów wymagających szczególnej ochrony mogą zostać wprowadzone dodatkowe środki zabezpieczające sposób ich użytkowania. Decyzję w tym zakresie, co do rodzaju zastosowanych środków, podejmuje pracownik Biblioteki Głównej.

§ 23

Obiekty mogą być fotografowane sprzętem własnym Użytkownika (np. aparat cyfrowy, tablet, smartfon) z wyłączonym fleszem i z zachowaniem szczególnej ostrożności.

§ 24

Użytkownik może zamówić w Pracowni Reprograficznej Biblioteki Głównej reprodukcje cyfrowe obiektów.

§ 25

Wykorzystując obiekty z Biblioteki Głównej w publikacjach Autor danej publikacji zobowiązany jest podać dane dotyczące proweniencji obiektów tj. źródło ich pochodzenia.

§ 26

Wypożyczenie obiektów na wystawę lub inne wydarzenie kulturalne, odbywa się w oparciu o umowę użyczenia, zawieraną pomiędzy Akademią Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie a organizatorem wystawy.

Rozdział 6

Przepisy szczegółowe dla korzystających ze zbiorów Czytelni Biblioteki Głównej

§ 27

1. Użytkownicy Czytelni zobowiązani są do zgłoszenia dyżurującemu pracownikowi Biblioteki Głównej wnoszonych własnych materiałów.
2. Materiały biblioteczne z Czytelni udostępniane są na miejscu.
3. W Czytelni są udostępniane materiały biblioteczne z całego księgozbioru magazynowego Biblioteki Głównej.
4. Użytkownik może we własnym zakresie i na własny użytek dokonać na miejscu w Czytelni cyfrowych kopii fragmentów wybranych materiałów bibliotecznych przy użyciu własnego sprzętu reprograficznego.

§ 28

1. W Czytelni obowiązuje zasada wolnego dostępu do półek, czyli samodzielnego wybierania materiałów bibliotecznych.
2. Użytkownik ma obowiązek okazać dyżurującemu pracownikowi Biblioteki Głównej każdy materiał biblioteczny, z którego korzysta, a po skorzystaniu odłożyć go na właściwe miejsce.

§ 29

Użytkownik ma prawo do samodzielnego korzystania w Czytelni z ogólnodostępnych stanowisk komputerowych po zgłoszeniu takiej potrzeby dyżurującemu pracownikowi Biblioteki Głównej.

§ 30

Odbitki kserograficzne i skany z urządzeń znajdujących się w Czytelni wykonuje dyżurujący pracownik Biblioteki Głównej wyłącznie z materiałów bibliotecznych Biblioteki Głównej. Skany i odbitki kserograficzne wykonywane są bezpłatnie. Odbitki kserograficzne oraz skany w liczbie powyżej 30 wykonywane są na następny dzień roboczy.

§ 31

Materiały biblioteczne do kserowania i skanowania kwalifikuje pracownik Biblioteki Głównej przyjmujący zamówienie. Nie kseruje i skanuje się materiałów bibliotecznych:

1. o których mowa w § 15;
2. o dużym formacie, ciężarze lub klejonych.

Rozdział 7

Wypożyczenia międzybiblioteczne

§ 32

1. Biblioteka Główna pośredniczy w wypożyczaniu materiałów bibliotecznych z innych bibliotek krajowych na rzecz pracowników, studentów i uczestników szkoły doktorskiej ASP.
2. Biblioteka Główna pośredniczy w wypożyczaniu materiałów bibliotecznych z innych bibliotek zagranicznych na rzecz pracowników, studentów i uczestników szkoły doktorskiej ASP.
3. Wypożyczenia, o których mowa w ust. 1 i 2, dotyczą materiałów bibliotecznych drukowanych.
4. Wypożyczone materiały biblioteczne w ramach wypożyczenia międzybibliotecznego udostępniane są wyłącznie na miejscu w Czytelni.
5. W przypadku zniszczenia materiałów bibliotecznych wypożyczonych z innych bibliotek, Użytkownik może zostać obciążony karą finansową zgodną z regulaminem danej biblioteki.

Rozdział 8

Przepisy końcowe

§ 33

Wnioski i skargi dotyczące działalności Biblioteki Głównej należy kierować do jej dyrektora.

Informacja o ochronie danych osobowych – Biblioteka Główna

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Państwa danych osobowych jest Akademia Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie. Z Administratorem można się kontaktować pisemnie za pomocą poczty tradycyjnej pod adresem siedziby Administratora: pl. Jana Matejki 13, 31-157 Kraków oraz poprzez email: rektor@asp.krakow.pl

INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować pod adresem siedziby Administratora oraz poprzez email: iod@asp.krakow.pl.

CEL I PODSTAWA PRAWNA

Administrator posługuje się Państwa danymi osobowymi w następujących celach:

• realizacji zadań Biblioteki Głównej, w tym korzystania z usług Biblioteki Głównej

(Wypożyczalnia, Czytelnia), tj. zarejestrowanie i wystawienie karty bibliotecznej w celu wypożyczeń i zwrotów materiałów bibliotecznych, przypominanie o terminie zwrotu, wysyłanie upomnień, umożliwienie dostępu do elektronicznego katalogu bibliotecznego zgodnie z niniejszym Regulaminem (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. c. i e. RODO, a to w związku z przepisami prawa o szkolnictwie wyższym w zakresie gromadzenia i udostępniania zbiorów bibliotecznych oraz ustawą z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach);

• organizacji i realizacji szkoleń oraz innych zajęć edukacyjnych na podstawie Państwa dobrowolnego zgłoszenia (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
• zawarcia i realizacji umowy wypożyczenia zbiorów na wystawę (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• dochodzenia, ustalania lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z usługami bibliotecznymi (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – „prawnie uzasadniony interes”.

Mogą także wystąpić przypadki, w których zostaną Państwo poproszeni o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonym celu i zakresie.

Przekazanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji ww. celów Administratora. Odmowa przekazania danych może się wiązać z brakiem możliwości realizacji ww. celów, tj. korzystania z usług Biblioteki Głównej. Na podstawie danych nie dokonuje się profilowania, ale dane mogą być częściowo przetwarzane w sposób zautomatyzowany (zautomatyzowane wysyłanie pod wskazany adres e-mail przypomnień o terminie zwrotu wypożyczonego dzieła lub upomnień.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Administrator posługuje się danymi przez okres korzystania z usług Biblioteki Głównej, a po tym okresie do czasu przedawnienia potencjalnych roszczeń lub przez okres wynikający z odpowiednich regulacji prawnych. W przypadku, gdy dane mogą stanowić lub stanowią dowód w sprawie prowadzonej przez uprawnione organy państwowe, do czasu prawomocnego zakończenia ww. postępowań. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej Administratorowi zgody dane takie mogą być przetwarzane do czasu jej wycofania.

PRAWA ZWIĄZANE Z PRZETWARZANIEM DANYCH

Przysługuje Państwu prawo: dostępu do danych osobowych (informacja o przetwarzanych danych osobowych oraz ich kopia), sprostowania danych (gdy są one nieprawidłowe), przeniesienia danych (w przypadkach określonych w RODO), usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych – na zasadach określonych w RODO, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem (jeżeli przetwarzanie odbywa się w oparciu o wyrażoną zgodę) W celu skorzystania z tych praw należy skontaktować się z Administratorem. Ponadto można również wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, gdy uzasadnione jest, że Państwa dane przetwarzane są przez Administratora niezgodnie z przepisami RODO.

ODBIORCY DANYCH

Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa. Ponadto przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora np. dostawcom usług IT, podmiotom świadczącym usługi prawne i doradcze oraz innym podmiotom przetwarzającym dane w celach określonych przez Administratora – przy czym takie podmioty przetwarzają dane wyłącznie na podstawie umowy z Administratorem.